Algunos de mis tips para ser un poco más productivo
Por vuarnet | 3 de December, 2009.
Ahí van algunos tips que me han funcionado para ser un poco más productivo, algunas de estos consejos son de mi colega y amigo Gustavo Arizpe (@gustavoarizpe en Twitter) y están basados en gran medida en el GTD de David Allen.
Responde tu email
Lo primero que se debe hacer al iniciar el día es revisar tu inbox y tratar de mantener la bandeja de entrada en ceros, lo que implica que debes establecer un tiempo determinado para esta tarea y tratar de dar respuesta a todos y cada uno de los mails que así lo ameriten. Algunos como es natural deberán esperar otra tarea, como elaborar un presupuesto, etc. Lo ideal es ponerse de inmediato a realizar la tarea porque de otro modo se pospondrá y quizás lo olvides.
Date un tiempo para generar contenidos
Si debes que generar contenido, escribir posts, etc., debes darte al menos una par de horas para esta tarea, la elección del tema, la documentación, además la búsqueda de imágenes y su edición es algo que puede llevarte mucho tiempo si no sistematizas esta tarea, con el correr de los días el proceso va mejorando y se hace más eficiente.
Organiza tu escritorio
Otro buen consejo es tener sólo 3 carpetas en el escritorio de tu computadora, en mi caso tengo una llamada “Inbox”, otra “Process” y finalmente una etiquetada como “Outbox”. Como es evidente, en la primera voy colocando los archivos, conforme van llegando. Estando ahí analizas de que son cada cosa y vas organizando la información en sus carpetas correspondientes.
En la carpeta “Process” se encuentran aquellos proyectos en los cuales ya estás trabajando y que requieren tu atención inmediata, de este modo ya sabes que encontrar y son aquellos asuntos en los cuales debes enfocarte.
Pasado algún tiempo, los documentos que ya han sido atendidos irán a parar a “Inbox”, sabes que cualquier cosa ahí colocada se puede ir al cubo de basura sin ningún inconveniente.
Es necesario revisar diariamente tu sistema de archivos e ir enviando la información a donde corresponda. No cometas el error de colocar todo en tu escritorio hasta que aquello se vuelva inmanejable y termines creando una carpeta “Desktop”. Al otro día tendrás otra cantidad de archivos desordenados tal que vas a crear otra carpeta Desktop 2 y así sucesivamente. Seamos francos, pocas veces recurrirás a esa información, por la simple razón de que no sabes que hay ahí.
Otro tip importante es utilizar un calendario donde vayas agendando tus eventos importantes: juntas de negocio, de staff, compromisos, reuniones, etc. Ojo, no conviene que aquí mezcles tus asuntos personales. La sincronización de tu teléfono celular con tu agenda es importante para que puedas enviarte recordatorios, así que hay que checar la compatibilidad de tu dispositivo con tu computadora. Cuando usaba uncelular con Windows Mobile y la Mac esto era un verdadero problema.
El tip final y con este me despido, es no abran Twitter hasta que terminen tareas específicas, que twittear sea una especie de estimulo positivo para trabajar. En este último punto ando flaqueando un poco, pero ya estoy trabajando en ello, Twitter es el diablo y el gran procrastinador.
¿Ustedes que otros tips nos pueden dar?
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December 3rd, 2009 at 2:14 pm
a mi me ha funcionado un montón el manejar mi día por bloques,así dedico 1 hora -por decir algo- a revisar y contestar correos, dos horas a trabajar y así, sé que a las 11:30 voy a dedicarme a tuitear un rato, así que lo cierro junto con todos los distractores, es más fácil =)
December 3rd, 2009 at 2:21 pm
En mi caso, por el contrario, el checar el correo desde el inicio me roba y distrae mucho tiempo. Mas bien lo primero que hago (o procuro hacer jaja) es planear el día en base a lo importante, defino que haré ese día y mido mi productividad diaria en base a ese plan, de lo contrario me chuto medio día en mil cosas menos lo que debo hacer.
Recientemente clasifico tambien mis pendientes por el impacto de ingreso que tienen $$$ y son los primeros que hago.
Mas bien depende de la chamba de cada quién no?
December 3rd, 2009 at 4:45 pm
jajjaa Esta Muy Bien casi Todo
Excepto Lo De las Carpetas
Saludos
December 3rd, 2009 at 6:22 pm
Te equivocaste y pusiste inbox en lugar de outbox :P
Buenos consejos, ese de las carpetas tal vez me ayude porque a veces no tengo nada el el escritorio y me distraigo con cualquier cosa…
December 3rd, 2009 at 7:19 pm
Excelentes consejos incluso para aquellos que no somos diseñadores (por algunos comentarios que lo hicieron ver de esa manera). Estoy de acuerdo en mantener el escritorio limpio y llevar un orden de lo que se ha realizado, ya que, como bien se menciona en el artículo, muy pocas veces recurrimos a la información que dejamos “regada” en el escritorio.
En lo de twitter y otros distractores, creo que muchos flaquemoas, pero es bueno tenerlo como alicientes para cuando las jornadas son pesadas o, incluso, aburridas.
December 3rd, 2009 at 8:22 pm
Prender el celular hasta después de haber terminado una actividad.
y devolver solo las llamadas que sean importantes.
(mientras pueden dejar su mensaje)
0 Tener una hora especial para recibir llamadas.
December 4th, 2009 at 1:03 am
Twitter es totalmente una distracción, lo que hago es quitarle volumen a las notificaciones y si encuentro algo interesante tengo el publicador a la mano.
Lo que si les recomiendo totalmente es cerrar mensajeros, MSN, GTalk el que sea, es totalmente un quitatiempo, si es necesario que estés en linea maneja otra cuenta donde tengas úncamente a tu gente con la que trabajas pero jamás la ventana abierta de tus contactos, siempre te puede ganar el chisme.
Saludos
December 4th, 2009 at 1:57 pm
En mi escritorio solo tengo:
1.- Acceso directo a mi carpeta personal
2.- Carpeta “pendientes”
3.- Bote de basura
No necesito mas :D
December 4th, 2009 at 1:57 pm
En mi escritorio solo tengo:
1.- Acceso directo a mi carpeta personal
2.- Carpeta “pendientes”
3.- Bote de basura
No necesito mas :D
December 4th, 2009 at 7:13 pm
pasame tu wallpaper may
December 5th, 2009 at 10:25 am
Esta muy bien todo, lo único diferente que hago es sacar 1 o 2 archivos con los que estoy trabajando de la carpeta de PROCESO… al terminar los impirmo o mando y va a outbox…