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¿Qué es el Hot-Desking y por qué tu empresa debería implementarlo?

Hot desking es un modo de trabajo colaborativo en el que un solo espacio de trabajo es compartido entre diferentes usuarios desempeñando diferentes tareas durante distintos horarios de trabajo.

¿Qué es el Hot-Desking y por qué tu empresa debe implementarlo?

La evolución tecnológica ha provocado un cambio en los modelos de trabajo actuales, haciendo que ideas como una oficina tradicional o el esquema de un escritorio por persona se estén transformando hoy más que nunca.

De acuerdo a la REMI Network, muchos lugares de trabajo están implementando modelos de Hot-Desking, o área compartida, donde varios trabajadores usan una misma estación y se rotan a lo largo del día.

Esta situación obliga a considerar que los lugares de trabajo deben adaptarse a personas de diferentes estaturas, que desempeñan diferentes tareas y que requieran diversos tipos de visualización de su trabajo.

La transición hacia una oficina más amigable inicialmente depende de incorporar elementos o muebles transformables y ajustables, incluyendo herramientas como mouses, teléfonos, lámparas y pantallas, además de capacitar a cada colaborador para el mejor aprovechamiento de los espacios y los dispositivos ergonómicos a su alcance.

Esta transformación debe iniciar en dos vías, partiendo del liderazgo de la empresa, tomando conciencia de la inversión que debe realizarse en herramientas ergonómicas útiles que se ajusten al nuevo modelo de trabajo, y adicionalmente contar con una retroalimentación del trabajador que permita conocer el tiempo en horas que ocupan en una silla o si deben trabajar de pie, además de determinar claramente si realizan actividades que requieran un esfuerzo repetitivo.

Toda esta información debe plasmarse en un registro con el cual la transición hacia la nueva oficina será más sencilla.

Jon Strassner, Vicepresidente de Humanscale y líder en estrategia de trabajo y relaciones industriales, sugiere algunos cambios indispensables para la transformación del espacio de trabajo:

  • Deshacerse de los cubículos u oficinas particulares es la mejor manera de comenzar a cambiar el entorno, compartir el trabajo e incorporar los recursos naturales como la luz del día.
  • Los muebles deben poder moverse por toda la oficina y ser flexibles o adaptables para amoldarse a cualquier tipo de trabajo, esto incluye escritorios para trabajar sentado y de pie y sillas ergonómicas, intuitivas y de fácil uso.
  • Colocar varios brazos para monitores permite el ajuste de la altura y el movimiento de pantallas para que todos los colaboradores puedan aprovecharlas. Estos brazos facilitan también la administración de cables o conexión de otros dispositivos de forma directa, reduciendo el desorden.
  • Es importante considerar descansos regulares de 15 minutos donde los trabajadores puedan hacer estiramientos ligeros y fomenten la relajación para evitar peligros potenciales.
  • El ruido que pudiera parecer molesto en las oficinas antiguas ya no es problema, de hecho, no es una distracción en absoluto. Los empleados más jóvenes pueden beneficiarse al ver y escuchar a los empleados más experimentados realizar sus tareas. Este tipo de mentoría pasiva ayuda a los nuevos empleados a captar mucho más rápido las ideas.

La implementación de Hot-Desking reduce los costos en mobiliario excesivo para todos los trabajadores, esta inversión se consolida aún más si los elementos incorporados responden a la salud y fisionomía de la fuerza laboral.

Tanto empresas como empleados se benefician de la transformación de las oficinas. Las ventajas de costo de tener miembros del personal saludables y felices son claras. Las compañías que se ocupan del bienestar tendrán menos reclamos de compensación de los empleados, menores costos de reclutamiento y una reducción en la rotación de personal.

Strassner señala que otro ahorro considerable para las empresas viene dado por no tener que pagar arrendamientos a largo plazo.

“Las oficinas modernas, que implementan Hot-desking, pueden adaptarse a cualquier espacio con servicios que se acomoden a todos, la preocupación de asignar una oficina a cada persona es cosa del pasado”.

Actualmente muchas empresas no consideran todavía tan necesario transitar hacia el Hot-Desking o una oficina más ergonómica; sin embargo, valdría la pena que Recursos Humanos y Administración revisasen los costos indirectos por lesiones, estos en su mayoría sobrepasan hasta 10 veces los costos directos por incidente.

Aquellas compañías que ya han invertido en ergonomía, pueden calcular sus ganancias restándole a los gastos totales por lesiones cuando eran una oficina tradicional, el monto invertido en herramientas ergonómicas y los gastos por lesiones post transformación. De esta manera podrán visualizar más claramente el retorno de la inversión.

Que es hot Desking?
Hots-Desking, modalidad de organización en las oficinas que está ganando popularidad, consiste en que una sola estación de trabajo es compartida por diferentes usuarios en diferentes horarios.

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Por Raúl Ramírez

Tech journalist, diseñador, blogger, marketing digital. Editor en jefe en https://isopixel.net. Colaboro en @Nibble20. Speaker, marketing, gadgeteer & serial geek.