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¿Cómo resolver problemas de IT de forma rápida y eficiente?

Estamos en una sociedad en la que la tecnología es una parte fundamental de cualquier empresa, pero también en el ámbito personal. Nos levantamos con un teléfono en la mano, vamos con él allá donde vayamos, y antes de dormir posiblemente sea lo último que veamos. Durante el día posiblemente hayamos también utilizado un ordenador, viendo una Smart TV o incluso puede que hayamos querido consultar algo en una tablet.

Afortunadamente la sociedad cada vez es más consciente de los peligros que pueden ocasionar estas tecnologías cuando están conectadas a internet. La ciberdelincuencia está en alza y hay que estar protegidos con un buen antivirus y una serie de directrices de ciberseguridad que seguro que ya conoces. Pero, ¿qué pasa cuando formas parte del departamento de IT de una empresa? Posiblemente te encuentres con muchísimos problemas y peticiones a diario por parte de los trabajadores. Muchas serán absurdas, seguro, pero otras seguro que se pueden evitar llevando a cabo una serie de tareas.

Los problemas más comunes de IT en las empresas y cómo resolverlos

Si la empresa es grande, normalmente el equipo de IT estará compuesto por más de 3-4 personas, pero en las start up es posiblemente que solo haya una persona lidiando con una gran cantidad de problemas a diario. Si te sientes identificado de una forma u otra, seguro que estos consejos pueden ayudarte:

Crea diagramas

Hoy en día hay muchas aplicaciones que te permiten hacer diagramas online. Puedes pensar que esto no tiene nada que ver con IT, pero sí tiene que ver y además es uno de los procesos más fáciles que se pueden llevar a cabo. Para esto, el diagrama de Ishikawa es perfecto. Te permite plasmar todos los fallos, por ejemplo, los más comunes, para así saber cómo resolverlos con mayor efectividad.

Puede ser un paso importante no solo a la hora de plasmar soluciones a los problemas ya existentes, sino que también pueden funcionar cuando se lleven a cabo nuevas prácticas para adelantar posibles problemas que los trabajadores puedan sufrir. Es un tipo de diagrama que funciona muy bien con el equipo de IT, pero que también puede funcionar en cualquier otro ámbito en el que surja un problema.

Crea directrices de ciberseguridad

Algunos de los problemas más comunes de seguridad en una empresa son el robo de datos, las malas prácticas por parte de los trabajadores (contraseñas débiles, no actualizar, conexiones no seguras…). Por ello es importante crear unas directrices básicas de ciberseguridad porque los trabajadores no tienen por qué saber cómo trabajar seguro, sobre todo si se trabaja en remoto.

Estas directrices pueden incluir:

  • Recordar periódicamente que actualicen el sistema operativo y aplicaciones.
  • No conectarse a redes públicas no conocidas.
  • Usar un VPN.
  • Recomendar usar un gestor de contraseñas.
  • Cambiar las contraseñas más importantes al menos una vez al mes (y no utilizar la misma en distintos sitios).
  • No abrir correos electrónicos de desconocidos…

No llevar a cabo estas acciones es, de hecho, un desastre por parte del equipo de IT. Normalmente los trabajadores ya tienen mucho que hacer con sus tareas diarias y se les puede escapar este tipo de cosas, pero el equipo de IT puede automatizar los procesos para que se lleven a cabo de forma eficiente.

Controla el acceso a los datos

Una cosa esencial también es limitar el acceso a datos dependiendo de la persona o puesto que sea. Este es uno de los problemas informáticos más comunes en el puesto de trabajo. Una situación muy normal es tener documentos de empresa con información confidencial que están disponibles para todos los empleados cuando no debería ser así. Posiblemente alguno pueda eliminar datos o eliminarlo completamente sin darse cuenta y eso es algo que seguro no hay que hacer.

Por ello cada vez que se crea un documento, hoja de cálculo, presentación…  hay que darle un acceso limitado a la personas que realmente tengan que verlo. Parece una obviedad pero hoy en día esto es algo que no se controla en muchas empresas, sobre todo si son pequeñas.

Establece un buen backup de forma regular

Realizar una copia de seguridad es una práctica que tiene que llevarse a cabo de forma asidua. Tener información online o en ordenadores es lo más común en la actualidad, pero, ¿qué pasa si sufrimos un ataque o simplemente perdemos el ordenador o deja de funcionar? Para ello las copias de seguridad pueden ahorrarle mucho tiempo y dinero a las empresas.

Seguir estos pequeños consejos puede solucionarte muchos quebraderos de cabeza con el paso del tiempo. Posiblemente al principio lleve algo más de tiempo, pero una vez hecho el equipo de IT podrá trabajar con mucha más solvencia.