En un momento donde la distancia social es necesaria, las videoconferencias se han convertido en una opción para que empresas y familias puedan interactuar en tiempo real, sobre todo encontrándose en distintos lugares.
Esta nueva forma de comunicarnos a través de plataformas digitales plantea nuevos retos. La efectividad de una reunión virtual radica en la organización y para poder alcanzarla, AT&T recomienda:
Planea bien
Selecciona horario y duración de la reunión, así como a los participantes y al moderador de esta. Define el propósito y el objetivo de la junta para que el equipo se prepare con la información necesaria. Debes tener a la mano los datos y documentos que vayas a presentar.
Prepara el dispositivo
Es necesario verificar el correcto funcionamiento del micrófono y cámara del dispositivo para no lidiar con eso durante la junta, pero también es buena idea cerrar páginas, aplicaciones y programas que no serán necesarios. Un dispositivo que se encuentra realizando varias tareas a la vez puede tornarse lento o provocar intermitencias en la videoconferencia.
Establecer normas claras
Las reuniones virtuales son menos efectivas si los participantes están distraídos, ya sea porque se encuentran realizando otras actividades o se pierde el orden en las intervenciones. Para evitar que esto suceda y conseguir una mejor dinámica:
- No realices otras actividades durante la junta.
- Silencia tu micrófono cuando no estés hablando.
- Modula la cantidad de ruido a tu alrededor.
- Permite que otras personas terminen de exponer antes de compartir tus comentarios.
- El orden es la clave
La finalidad de toda reunión es generar acuerdos junto con fechas de entrega, revisión y aprobación. Comparte una minuta con todo el equipo, de manera que se pueda calendarizar la dinámica de trabajo, dar seguimiento a cada uno de los acuerdos y asegurarse de que todos están trabajando para alcanzar los mismos objetivos.
Asegúrate de usar la herramienta correcta
Lo mejor es contar con una aplicación que posea estándares de seguridad suficientes para evitar el robo de datos personales o información confidencial. Si bien es posible conectarnos vía redes sociales o mensajería instantánea, si se trata de una reunión de trabajo lo ideal es optar por una aplicación especializada.
Como medida de precaución extra se pueden proteger las reuniones con una contraseña y así evitar dejarles la puerta abierta a los hackers.