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Ahí van algunos tips que me han funcionado para ser un poco más productivo y están basados en gran medida en el GTD de David Allen.
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A menudo tareas tan simples como responder el correo electrónico, organizar el escritorio de tu computadora, darte lapsos de 5 minutos para relajarte pueden hacer que seamos mucho más productivos.
Ahí van algunos tips que me han funcionado para ser un poco más productivo, algunos de estos consejos son de mi colega y amigo Gustavo Arizpe (@gustavoarizpe en Twitter) y están basados en gran medida en el GTD de David Allen.
Responde tu email
Lo primero que se debe hacer al iniciar el día es revisar tu inbox y tratar de mantener la bandeja de entrada en ceros, lo que implica que debes establecer un tiempo determinado para esta tarea y tratar de dar respuesta a todos y cada uno de los mails que así lo ameriten. Algunos como es natural deberán esperar otra tarea, como elaborar un presupuesto, etc. Lo ideal es ponerse de inmediato a realizar la tarea porque de otro modo se pospondrá y quizás lo olvides.
Date un tiempo para generar contenidos
Si debes que generar contenido, escribir posts, etc., debes darte al menos una par de horas para esta tarea, la elección del tema, la documentación, además la búsqueda de imágenes y su edición es algo que puede llevarte mucho tiempo si no sistematizas esta tarea, con el correr de los días el proceso va mejorando y se hace más eficiente.
Organiza tu escritorio
Otro buen consejo es tener sólo 3 carpetas en el escritorio de tu computadora, en mi caso tengo una llamada “Inbox”, otra “Process” y finalmente una etiquetada como “Outbox”. Como es evidente, en la primera voy colocando los archivos, conforme van llegando. Estando ahí analizas de que son cada cosa y vas organizando la información en sus carpetas correspondientes.
En la carpeta “Process” se encuentran aquellos proyectos en los cuales ya estás trabajando y que requieren tu atención inmediata, de este modo ya sabes que encontrar y son aquellos asuntos en los cuales debes enfocarte.
Pasado algún tiempo, los documentos que ya han sido atendidos irán a parar a “Inbox”, sabes que cualquier cosa ahí colocada se puede ir al cubo de basura sin ningún inconveniente.
Es necesario revisar diariamente tu sistema de archivos e ir enviando la información a donde corresponda. No cometas el error de colocar todo en tu escritorio hasta que aquello se vuelva inmanejable y termines creando una carpeta “Desktop”. Al otro día tendrás otra cantidad de archivos desordenados tal que vas a crear otra carpeta Desktop 2 y así sucesivamente. Seamos francos, pocas veces recurrirás a esa información, por la simple razón de que no sabes que hay ahí.
Otro tip importante es utilizar un calendario donde vayas agendando tus eventos importantes: juntas de negocio, de staff, compromisos, reuniones, etc. Ojo, no conviene que aquí mezcles tus asuntos personales.
La sincronización de tu teléfono celular con tu agenda es importante para que puedas enviarte recordatorios, así que hay que checar la compatibilidad de tu dispositivo con tu computadora. Cuando usaba uncelular con Windows Mobile y la Mac esto era un verdadero problema.
El tip final y con este me despido, es no abran Twitter hasta que terminen tareas específicas, que twittear sea una especie de estimulo positivo para trabajar. En este último punto ando flaqueando un poco, pero ya estoy trabajando en ello, Twitter es el diablo y el gran procrastinador.
¿Ustedes que otros tips nos pueden dar?